Gewinne Zeit und Energie mit dem Prioritäten-Kompass

• Haushalt, Kinder, Job und 1000 Kleinigkeiten, die erledigt und organisiert werden müssen
• eine ellenlange To-do-Liste, auf denen die meisten Punkte schon Staub ansetzen, weil ständig dringendere Dinge dazu kommen
• keine Zeit für dich, um deine Akkus aufzuladen
• und keine Ahnung, wie du die Prioritäten richtig setzen sollst, wenn aus allen Bereichen so vieles drängt

Kommt dir das bekannt vor?

Das war lange Zeit mein Alltag. Zum Glück stolperte ich irgendwann über ein einfaches, aber geniales Tool. Es hilft mir, meinen Blick zu schärfen, die für mich richtigen Prioritäten zu setzen und in Balance zu kommen.

Ich kannte es schon lange im beruflichen Kontext, doch manchmal braucht es einen kleinen Impuls von außen, um den wahren Wert von etwas Bekanntem zu erkennen. Oder es in andere Bereiche zu übertragen.

So ging es mir in diesem Fall – und dir ja vielleicht auch…

So hilft dir das Planungstool im Alltag

A – wichtig & dringend

Dieser Quadrant bildet das Rückgrat deiner (Tages-)Planung.
Hier trägst du alles ein, was unbedingt erledigt werden muss, damit euer Alltag funktioniert. 

z. B. schnelle Putzroutine, Kinder anziehen, zur Schule/KiTa bringen & abholen, Essen vorbereiten, Wäsche, schlafen (Ja, das meine ich ernst ;- ) ), Job mit Hin- und Rückfahrt,…

Überlege dir: 

• Wieviel Schlaf brauchst du, um wirklich ausgeruht zu sein?
• Wann musst du aufstehen, wann die Kinder wecken, damit ihr alle entspannt in den Tag starten könnt?
• Wieviel Zeit braucht ihr für die Mahlzeiten inkl. Vor- und Nachbereitung?
• usw.

Verursacht dir der Gedanke gerade Stress?

So ging es mir jedenfalls, als ich das zum ersten Mal gemacht habe. Ich war völlig überrascht, wieviel Zeit alleine diese Tätigkeiten vereinnahmen.

Und da sollte ich noch weitere To-dos einplanen???
Außerdem ist doch jeder Tag anders, denn natürlich gehören auch Arzttermine, Aktivitäten der Kinder usw. in diese Kategorie. 
Macht es dann überhaupt Sinn, mich weiter mit dieser Matrix zu beschäftigen?

…und dann habe ich weitergedacht:

• Ist es nicht so, dass ich diese Dinge sowieso erledigen muss?
• Und dass sie nun mal so lange dauern, wie sie dauern?
• Dass es daher auch kein Wunder ist, dass ich am Tag meistens viel weniger Zusätzliches schaffe, als ich glaubte, schaffen zu können?
• Und ich deshalb jeden Grund habe, zufrieden mit mir zu sein?
• Und die wesentliche Frage doch ist:

Wie schaffe ich es, diese Dinge möglichst entspannt und effizient in meinen Alltag zu integrieren?

Indem du dir die alltäglichen To-dos einmal bewusst anschaust und kritisch hinterfragst:

• Ist dies wirklich, wirklich! eine A- oder doch eher eine C-Aufgabe?

Für alle wirklich notwendigen, wiederkehrenden Tätigkeiten blockst du dir am besten feste Zeiten in deinem Tages- oder Wochenplan, damit sich daraus gute Routinen entwickeln können. Diese laufen nämlich nach einiger Zeit ganz automatisch ab und kosten dich dann kaum noch Energie.

So bekommst du deinen Kopf frei und kannst das turbulente Drumherum viel entspannter und flexibler meistern.

B – wichtig, aber nicht dringend

In diesem Quadranten sammeln sich häufig die Dinge, bei denen die Zeit (noch) nicht drängt.

z. B. Weihnachtsgeschenke besorgen, Kinderklamotten aussortieren, Keller aufräumen, …

Oft aber auch solche, die uns gut tun oder uns unseren Zielen und Träumen näher bringen.

z. B. Sport, Hobbies, persönliche Weiterentwicklung, Pausen, Zeit mit lieben Menschen, …

Gerade diese Dinge sorgen dafür, dass wir entspannt, zufrieden und voller Energie sind. Damit du auch hier gute Routinen entwickeln kannst, ist es sehr wichtig, ihnen regelmäßig Zeit einzuplanen.

Während du im Quadranten A deinen Autopiloten programmierst, ist hier bei der Tagesplanung dein Bauchgefühl gefragt.

• Was juckt dich in den Fingern?
• Was tut dir heute gut?
• Was könnte dich in den Flow bringen?
• Was bietet sich heute an?
• Was bringt dich näher an dein Ziel?

Für welche B-Aufgabe du dich auch entscheidest – sie erledigt zu haben, wird dir nachhaltig ein gutes Gefühl geben, denn sie war wichtig.

Wie sehr es uns schadet, diesen Quadranten zu vernachlässigen, merken wir oft erst, wenn wir total erschöpft und gereizt sind oder die Aufgabe „plötzlich“ Druck erzeugt.

Leider fallen diese Dinge in unserem Alltag oft hinten runter, da sich Quadrant C gerne in den Vordergrund drängelt. 

C – nicht wichtig aber dringend

In diesem Quadranten wohnen deine Zeit- und Energiefresser. Das sind die Aufgaben, die dir Druck machen weil sie erledigt werden wollen, dir aber langfristig kaum Nutzen bringen.

Bei mir sind es z. B. Fenster putzen, bügeln, Socken zum Trocknen aufhängen, einkaufen, Unkraut jäten und ähnliches.

Und genau diese Dinge sind es, die dir die Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben aus Kategorie B stehlen.

Wie kannst du das ändern?

Indem du vereinfachst, delegierst und aussortierst, was das Zeug hält. 

Frage dich bei jeder Aufgabe:

• MUSS sie tatsächlich erledigt werden?
• Was würde passieren wenn sie nicht erledigt wird?
• Muss ICH sie erledigen oder kann das jemand anderes tun? z. B. anderes Familienmitglied, Fensterputzer, Haushaltshilfe, Maler, Reinigung, Lebensmittel-Lieferservice, …
• Wie kann ich die Aufgabe vereinfachen oder beschleunigen? Gibt es ein Hilfsmittel dafür? z. B. Wäschetrockner, Fenster-Reinigungsgerät, Saug- oder Mähroboter, …

Das soll nicht heißen, dass du nichts aus dieser Kategorie mehr selber tun sollst. Doch wenn du dir erlaubst, diese Aufgaben aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten, wirst du staunen, wie viel Zeit und Energie du gewinnen kannst.

D – nicht wichtig & nicht dringend

Im klassischen Zeitmanagement gehören diese Aufgaben in den Papierkorb.

Nicht erledigen! Keine Zeit verschwenden!

Das sehe ich etwas anders, denn auch sie gehören zum Leben dazu. 

z. B. der Plausch mit der Nachbarin oder ein flacher Krimi zum abschalten. (Ja, ich rede von mir 😉 )

Die Frage ist, wieviel Zeit wir mit diesen Dingen verbringen. Sind sie vielleicht schon eine schlechte Gewohnheit geworden?

Gehe mit diesen Dingen achtsam und bewusst um und halte ihren Anteil in deinem Leben möglichst klein.

Prioritäten und Ziele – ein untrennbares Team

So weit, so gut. Doch manchmal ist es gar nicht so einfach zu entscheiden, in welchen Quadranten eine Aufgabe gehört.

Ein Beispiel:

Du planst eine Feier bei dir zu Hause am nächsten Wochenende. Du freust dich auf einen entspannten Nachmittag mit deinen Gästen. Zu dieser Gelegenheit willst du unbedingt das neue Brotrezept ausprobieren, das du schon so lange im Kopf hast.

Und plötzlich siehst du all die kleinen Dinge, die du eigentlich schon lange erledigt haben wolltest: Fenster putzen, Unkraut jäten und und und. Ausgerechnet diese Woche hast du im Job auch noch einen späten Termin und die Kinder eine Schulaufführung.

Panik!

Eins ist klar: Du KANNST nicht alles schaffen, was du gerne erledigen würdest.

Doch in welchen Quadranten gehört nun welche Aufgabe?

• Was ist so dringend und wichtig, dass du es unbedingt SELBST erledigen musst?
• Welche Dinge helfen dir langfristig weiter?
• Und was kannst du vereinfachen oder bestenfalls delegieren?

Die für dich richtige Antwort auf diese Fragen hängt ganz von deinen individuellen Zielen ab.

Ist es eine Feier unter Freunden mit kleinen Kindern?

Dann wirst du Fenster putzen wahrscheinlich nicht in Kategorie A einordnen – es sei denn, du tust es so gerne, dass du es nach der Feier gleich noch einmal machen möchtest. 😉

Wahrscheinlich möchtest du deinen Freunden mit eigenen Händen etwas Gutes tun und gibst Backen eine höhere Priorität als Großputz oder Unkraut jäten. 

Hast du deine Kollegen und deinen Chef eingeladen, von dem du dir eine Beförderung zur Teamleitung erhoffst?

Dann möchtest du vielleicht zeigen, wie mühelos du Job und Haushalt unter einen Hut bekommst und wie gut du organisieren und sinnvoll delegieren kannst.
In dem Fall wirst du wahrscheinlich Haus und Garten auf Vordermann bringen und dir ein leckeres Buffet liefern lassen.

Das waren jetzt die harten, sichtbaren Ziele.

Ebenso wichtig ist aber die Frage:

• Wie möchtest du dich fühlen?

Die Antwort für unser Beispiel ist wahrscheinlich in beiden Fällen: ausgeruht, wohl, entspannt, fröhlich, …
Hohe Priorität also für deine Selbstfürsorge.

Und so funktioniert er

Beginne damit, dein Ziel zu formulieren. Das kann ein kleines Tagesziel oder auch ein größeres, längerfristiges Ziel sein, auf das du hinarbeitest. 

Wichtig ist, dass du es positiv formulierst und dir im Detail vorstellst, wie es sein wird, wenn du dein Ziel erreicht hast. 

• Was möchtest du (heute) erreichen?
• Was soll dann anders sein?
• Wie wirst du dich fühlen wenn du dein Ziel erreicht hast?
• Was siehst, hörst, spürst du dann?

Schreibe dein Ziel in das obere Feld, damit du es bei deiner Planung im Blick behältst.

Auf dieses Ziel richtest du nun deinen Kompass aus.

Nun wird es dir viel leichter fallen, deine Aufgaben so zu priorisieren, dass du deine Zeit für die Dinge einsetzt, die in DEINEM Leben wirklich wichtig sind. 

Aus dem Nähkästchen…

Als ich eine Zeit lang mit dem Prioritäten-Kompass gearbeitet habe, ist etwas interessantes passiert:

Ich stellte fest, dass es viele Punkte, die schon ewig auf meiner ToDo-Liste standen, niemals geschafft haben, überhaupt in diese Matrix zu kommen.

Offensichtlich waren sie nicht mal „nicht wichtig und nicht dringend“.
Ich konnte sie also einfach streichen. Ersatzlos. Das war sooo befreiend!!!

Und genau dieses Gefühl wünsche ich dir auch.

Wie findest du deine Prioritäten?
Welche Erfahrungen hast du mit deinen ToDo-Listen gemacht?
Oder führst du gar keine?

Schreibe mir gerne in die Kommentare. Ich bin schon sehr gespannt!

Viel Spaß beim Ausprobieren und bis bald

Deine Michaela